Att ändra lokal på ett kontor eller ett företag kan vara rätt utmanande. Många faktorer måste övervägas så att själva drivandet av företaget inte påverkas. En checklista för att flytta kontoret kan hjälpa till att se till att ingenting går snett under flytten av företaget.
Några viktiga saker om checklistor för kontorsflyttar
4-8 månader innan flytten av kontoret
Det är en bra idé att anställa en projektledare som en flyttkoordinatör för att se till att saker inte går fel. Att göra en checklista för flytten med både små och stora saker ger en generell uppfattning om alla de saker som behöver tas itu med. Att också göra en budget för flytten kan hjälpa projektledaren att prioritera uppgifterna och utgifterna, och effektivt kunna ta hand om hela flyttprocessen. Om det nya stället ska hyras så se till att hyresvärden gör de förbättringar som behövs, och om det nya kontoret är köpt, så se till att en entreprenör är involverad för att se till att det nya kontoret är kompatibelt med era behov för företaget. Glöm inte saker som att skaffa nya telefonlinjer, ansöka om nödvändiga tillstånd samt att informera alla anställda om flytten.
2-4 månader innan flytten av kontoret
Nu är det dags att anlita en flyttfirma för att flytta kontoret till det nya stället. Detta är också den bästa tidpunken att se till att det nya kontoret är rätt utrustat med alla nödvändiga saker runt el, vatten och värme. IT-avdelningen behöver tid på sig att flytta servern samt om det uppstår några problem så måste de ha tillgång till ett tredje ställe tills problemet med det nya kontoret är fixat. En bra checklista för flytten kan hjälpa att se till att inga misstag görs och att ingen punkt glöms bort.
En månad innan flytten av kontoret
Det är bra att alltid ha kontakt med hyresvärden om ni ska hyra så att han är medveten om statusen på flytten. Nästa steg på checklistan är att inventera all utrustning och alla möbler. Oftast så bistår flyttfirman med flyttlådor och backar, men se till att kontoret börjar packa runt denna tidpunkt. Adressbytet måste registreras hos posten och klienter och kunder måste informeras. Sedan måste också brevpapper och visitkort uppdateras med den nya adressen.
En vecka innan flytten av kontoret
Det är viktigt att man inte schemalägger några möten under denna vecka och att man koncentrerar sig på flytten. IT-avdelningen bör göra en back up på alla viktiga filer. Det är bra att besöka det nya kontoret igen för att se till att allt är som det ska. Eftersom människor glömmer, och checklistan för flytten finns till för att påminna, så bör nämnas att cheferna och de anställda måste få nya passerkort eller nycklar samt annan information om det nya kontoret.
Dagen för flytten av kontoret
Det är bäst att låta de anställda få en ledig dag denna dag då de annars kan utgöra hinder i flyttprocessen. Projektledaren för flytten bör vara närvarande dock för att se över flytten och ta några sista minuten beslut. På detta sätt kan en checklista för flytten göra en annars jobbig uppgift mycket mindre krävande och lättare att utföra.
Låt oss på Flyttstädning Lidköping utföra Er flyttstäd